Menu Karyawan dan Penggajian menyimpan data karyawan, absensi, kasbon, dan gaji mingguan dalam aplikasi yang sama dengan kasir dan stok. HRD menyusun gaji; finance tinggal mengambil rekapnya. Fitur ini tersedia di paket Lengkap (dan selama masa uji coba).
Siapa yang bisa membuka
- Owner dan admin: semuanya, termasuk membuka kembali periode gaji yang sudah dibayar.
- HRD: data dan dokumen karyawan, absensi, kasbon, dan menyusun gaji sampai ditandai dibayar.
- Finance: melihat periode gaji, slip, dan rekap beban gaji, lalu mengekspornya ke Excel. Finance tidak bisa mengubah gaji.
Peran HRD dan Finance diberikan di menu Pengguna. Peran lain (kasir, operator, gudang) tidak melihat data gaji.
Data karyawan
Isi nama, jabatan, kontak, tanggal masuk, gaji pokok per minggu, dan rekening bila gaji ditransfer. Karyawan tanpa rekening dianggap dibayar tunai.
Karyawan tidak harus punya akun aplikasi. Bila ia juga memakai KasirOS (misalnya sebagai operator), akunnya bisa ditautkan. Karyawan yang sudah keluar cukup ditandai tidak aktif; riwayat gajinya tetap tersimpan.
Dokumen karyawan
Saat mengubah data karyawan, unggah dokumennya: KTP, kartu keluarga, kontrak kerja, NPWP, dan sejenisnya (PDF atau foto, maksimal 5 MB). Dokumen disimpan privat dan hanya bisa dibuka HRD, owner, dan admin.
Absensi
Tab Absensi di menu Karyawan menampilkan satu minggu: satu baris per karyawan aktif, satu kolom per hari. Klik sel untuk mengganti status: hadir, izin, sakit, alpa, atau libur. Hari tanpa catatan dianggap hadir.
Saat periode gaji dibuka, setiap hari alpa (tanpa keterangan) otomatis menjadi potongan "Tidak masuk" sebesar 1/6 gaji pokok mingguan. Izin, sakit, dan libur tidak dipotong. Potongannya tetap bisa diubah di slip.
Kasbon
Catat kasbon dari tombol + Kasbon di baris karyawan. Kasbon diusulkan dipotong penuh di periode gaji berikutnya (paling banyak sebesar gaji pokoknya). Bila dicicil, ubah jumlah potongannya di slip. Kasbon yang belum pernah dipotong masih boleh dihapus bila salah catat.
Menyusun gaji mingguan
- Di Penggajian, tekan Periode gaji baru. Periode bawaannya Senin sampai Minggu minggu ini, bisa diubah. Satu tanggal tidak bisa masuk dua periode.
- Slip semua karyawan aktif langsung terisi gaji pokok dan usulan potongan kasbon.
- Klik baris karyawan untuk menyesuaikan: gaji pokok minggu itu, tambahan (lembur, uang makan, bonus), potongan lain (terlambat, tidak masuk), dan potongan kasbon. Gaji diterima tidak boleh minus.
- Karyawan bisa dikeluarkan dari periode, atau ditambahkan bila tadi belum aktif.
- Setelah gaji dibayar, tekan Tandai dibayar dan pilih tunai atau transfer. Bila tunai diambil dari laci kasir, pilih shift kasir yang sedang terbuka supaya kas seharusnya di shift itu ikut berkurang. Slip terkunci, potongan kasbon dibukukan ke kasbon yang paling lama lebih dulu, dan total gaji tercatat sebagai pengeluaran di menu Keuangan.
Bila ternyata ada yang salah setelah dibayar, owner atau admin bisa membuka kembali periode itu. Potongan kasbonnya dibatalkan dan slip bisa diubah lagi. Tindakan ini tercatat di audit log.
Slip gaji
Tombol WA membuka WhatsApp dengan ringkasan slip untuk nomor karyawan itu. Tombol Slip mencetak slip satu karyawan; Cetak semua slip mencetak semuanya, satu slip per lembar A5. Slip memuat rincian pendapatan, potongan, gaji diterima, cara bayar, dan kolom tanda tangan.
Rekap untuk finance
Tab Rekap beban gaji menjumlahkan gaji yang sudah dibayar dalam rentang tanggal (menurut tanggal bayarnya), per periode atau per bulan, beserta rincian per karyawan dan per cara bayar. Periode yang masih draf tidak dihitung. Tombol Ekspor Excel mengunduh rekap yang sama.
Beban gaji bulan ini juga tampil di dashboard owner, bersama jumlah karyawan aktif dan kasbon yang belum lunas.
Komisi sales
Di paket Lengkap, karyawan sales atau marketing bisa mendapat komisi per order.
- Buka data karyawan, lalu isi Komisi sales (% per order). Isian 0 berarti bukan sales.
- Di Kasir, pilih sales di kolom Sales sebelum menyimpan order. Bila akun kasir tertaut ke karyawan sales, namanya terpilih otomatis.
- Komisi dihitung dari nilai produk setelah diskon level, tanpa PPN dan ongkir, dengan persen yang berlaku saat order dibuat.
Sales di order yang sudah tersimpan bisa diganti dari detail order (Ganti atau + Catat sales order ini), selama komisinya belum dibayar.
Komisi baru dibayar setelah order lunas; order yang dibatalkan tidak dihitung. Saat periode gaji dibuka, komisi yang layak masuk otomatis ke slip sebagai baris Komisi sales (N order). Setelah gaji difinalkan, komisi itu tercatat sudah dibayar sehingga tidak masuk ke periode berikutnya. Bila baris komisi dihapus dari slip, komisinya ditunda ke periode berikutnya. Bila periode gaji dibuka kembali, komisinya kembali berstatus belum dibayar.
Laporan → Komisi sales berisi komisi setiap order per sales: nilai dasar, persen, komisi, dan statusnya (menunggu lunas, siap dibayar, atau sudah dibayar beserta nomor periode gajinya).