Kenapa stok toko kelontong di catatan tidak pernah cocok dengan rak
· 2 menit baca · Tim KasirOS
Beli per dus, jual per pcs dan per renceng, ada harga grosir, ada yang rusak. Tanpa satuan yang jelas, selisih stok hanya soal waktu.
Hampir semua pemilik warung pernah mengalaminya: catatan bilang Indomie masih dua dus, rak sudah kosong. Penyebabnya jarang pencurian. Biasanya tiga hal sederhana yang tidak pernah dicatat dengan benar.
1. Satuan beli tidak sama dengan satuan jual
Mi instan dibeli per dus isi 40 tetapi dijual per bungkus, kadang per dus untuk pelanggan warung lain. Kopi sachet dibeli per renceng isi 10, dijual per sachet dan per renceng. Kalau stok dicatat dalam dus, setiap penjualan eceran menjadi pecahan yang dikira-kira.
Catat stok dalam satuan terkecil (pcs), lalu buat satuan jual lain dengan isi dan harganya sendiri: 1 dus = 40 pcs Rp 132.000, 1 renceng = 10 pcs Rp 14.000. Menjual 1 dus otomatis memotong 40 pcs.
2. Harga grosir dihitung di kepala
Pelanggan yang membeli 10 bungkus mendapat harga lebih murah, tetapi aturan ini sering hanya diingat pemilik. Kasir lain memberi harga eceran, atau sebaliknya memberi harga grosir untuk 5 bungkus. Tetapkan tingkat harga yang jelas (mulai 10 pcs Rp 3.300) supaya kasir mana pun memberi harga yang sama.
3. Barang rusak dan kedaluwarsa tidak dicatat
Mi yang remuk, minuman yang bocor, dan roti yang lewat tanggal itu nyata. Kalau tidak ada tempat mencatatnya sebagai waste, selisihnya baru terlihat saat stock opname dan tidak ada yang tahu sebabnya.
Stok sebagai catatan mutasi
Cara paling aman adalah memperlakukan stok sebagai rangkaian mutasi: barang masuk, terjual, waste, dan koreksi opname masing-masing menjadi satu baris. Angka stok hanyalah saldo dari baris-baris itu, sehingga setiap selisih bisa ditelusuri ke asalnya.
Scan barcode, bukan cari manual
Barcode bawaan pabrik ada di hampir semua barang kemasan. Daftarkan barcode per pcs dan per dus, lalu kasir cukup scan. Salah pilih varian (Indomie goreng vs soto) yang sering terjadi saat mencari manual langsung hilang.
KasirOS mencatat stok dengan cara ini: multi-satuan, harga grosir bertingkat, waste, dan stock opname, dengan peringatan ketika barang turun di bawah stok minimum.